Tietosuojaseloste

Ay-toimihenkilöt ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §

Laadittu 18.5.2018
Päivitetty ja hyväksytty 9.4.2019

1. Rekisterinpitäjä

Ay-toimihenkilöt ry
Y-tunnus: 1582632-3
Kirjatyöntekijänkatu 10 B
00170 Helsinki

2. Rekisterin nimi

Ay-toimihenkilöt ry:n jäsenhenkilörekisteri.

3. Yhteyshenkilöt

Toimitsija Matti Jaatinen
toimisto@ay-toimihenkilot.fi
Puh. 0400 356 722

Tietosuojeluvastaava:
Lakimies Anu-Tuija Lehto
anu-tuija.lehto@sak.fi
Puh. 040 778 1080

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen jäsenyyteen (oikeutettu etu).

Henkilötietoja käsitellään jäsenen työsuhteeseen liittyvän edunvalvonnan hoitamiseksi sekä jäsenetujen mahdollistamiseksi.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Jäsenhenkilörekisterillä on seuraavat osarekisterit:

  1. Jäsenmaksurekisteri
    -jäsenmaksujen hallinta
  2. Tehtävärekisteri
    -tehtävätiedot järjestö- ja luottamustehtävissä toimivista henkilöistä
  3. Eronneiden jäsenten rekisteri
    -jäsenyysajan suoritusten todistaminen viranomaisille sekä rekisteröidyn uudelle ammattiyhdistykselle
  4. Ilmoittautumisrekisteri
    -jäsenten ilmoittautuminen yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin

5. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysaika

Rekisteröidyistä tallennetut henkilö- ja muut tiedot:

  • Henkilötunnus
  • Äidinkieli
  • Tieto suoramarkkinoinnin sallimisesta
  • Suku- ja etunimet
  • Kansalaisuus
  • Osoitetiedot
  • Puhelinnumero
  • Ammattinimike
  • Sähköpostiosoitteet kotiin ja töihin
  • Jäsenyystieto (uusi jäsen / työpaikan muutos / yhdistyksen tai työttömyyskassan muutos / muu)
  • Edellisen yhdistyksen / työttömyyskassan nimi
  • Valtuutus pyytää jäsenyystiedot edellisestä ammattiyhdistyksestä tai työttömyyskassasta
  • Työnantajan nimi
  • Työnantajan osoitetiedot
  • Työnantajan y-tunnus
  • Tieto jäsenmaksun perinnästä (työnantaja perii / itsemaksava)
  • Työnantajaperinnän hoitajan nimi
  • Työnantajaperinnän hoitajan puhelinnumero
  • Työnantajaperinnän hoitajan osoitetiedot
  • Työnantajaperinnän hoitajan faksinumero
  • Työnantajaperinnän alkamisajankohta
  • Valtuutus luovuttaa tiedot uudelle yhdistykselle tai työttömyyskassalle, jos jäsen vaihtaa yhdistystä tai työttömyyskassaa
  • Lisätiedot

Osarekistereihin tallennetut henkilö- ja muut tiedot:

Jäsenmaksurekisteri

  1. Työnantajilta tulleet jäsenmaksutiedot, kuten
    - tilittäjän nimi ja Y-tunnustiedot
    - tilityskuukausi ja maksupäivätiedot
    - tilitettävän maksun määrä
    - viitenumero
    - kirjanpitoon liittyvät siirtotiedot ja pankin arkistointitunnus
  2. Jäsenen jäsenmaksutiedot, kuten
    - jäsenen henkilötiedot yhteystietoineen sekä henkilötunnus
    - tilittäjän nimitiedot ja Y-tunnus
    - jäsenmaksun alku- ja loppupäivätiedot
    - maksupäivätieto, verovuosi, pankin arkistointitunnus
    - viitenumero
    - maksetun jäsenmaksun summa 
    - kirjanpitosiirtoihin ja varojenjakoon liittyvät tositetiedot
    - jäsenmaksuvapautukseen liittyvät erityisseikat kuten perhevapaat
  3. Jäsenmaksutiedot verottajalle, kuten
    - lainsäädännön mukaiset tiedot jäsenmaksurekisteritiedoista verottajalle verotusta varten (henkilötunnus, ay-jäsenmaksusumma kerätyltä vuodelta jne.)

Tehtävärekisteri

  1. Järjestötehtäviin liittyvät tiedot, kuten
    - henkilö- ja yhteystiedot henkilötunnuksineen
    - tehtävän nimi (puheenjohtaja, taloudenhoitaja jne.)
    - tehtävän alku- ja loppupäivämäärätieto
  2. Luottamustehtäviin liittyvät tiedot, kuten
    - henkilö- ja yhteystiedot henkilötunnuksineen
    - tehtävän nimi (luottamusmies, työsuojeluvaltuutettu, valtuuston jäsen, hallituksen jäsen jne.)
    - tehtävän alku- ja loppupäivämäärätieto
    - työnantajan/työpaikan nimi ja yhteystiedot

Eronneiden jäsenten rekisteri

  1. Jäsenyysajan suoritusten todistamiseksi tarpeelliset tiedot verottajalle, Eläketurvakeskukselle ja rekisteröidyn uudelle ammattiyhdistykselle

Ilmoittautumisrekisteri

  1. Jäsenten henkilötietojen kerääminen esim. kokousta, koulutusta tai matkaa varten
  2. Yhdistyksen järjestämän tilaisuuksien osallistujien tietojen hallinta ja niiden luovuttaminen esim. laivayhtiölle tai hotellille

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on välttämätöntä jäsenen työsuhteeseen liittyvän edunvalvonnan hoitamiseksi.

6. Rekisterin tietolähteet

Henkilö- ja yhteystiedot, jäsenyyteen liittyvät perustiedot ja työsuhteen tiedot saadaan jäsenen yhdistykselle toimittamasta liittymis- tai jäsenyydenmuutosilmoituksesta.

Ammattiyhdistyksen vaihtamistilanteessa Ay-toimihenkilöt ry. selvittää vanhat jäsenyysaikatiedot edellisestä yhdistyksestä. Epäselvissä tapauksissa pyydetään lisätietoa siirtyvältä jäseneltä.

Jäsenyyden aikana osoitetiedot päivitetään tarpeen mukaan Posti Oy:n osoitetietokannasta.

Jos työnantaja perii jäsenen jäsenmaksun, työnantajaa koskevat yksilöinti- ja tilitystiedot saadaan työnantajalta.

Edunvalvonta-asioissa tiedot saadaan jäseneltä tai jäsenen valtuuttamana hänen työnantajaltaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Eta:n ulkopuolelle

Yhdistys luovuttaa vuosittain jäsenen jäsenmaksutiedot verottajalle.

Riitatilanteissa yhdistys voi jäsenen suostumuksella luovuttaa jäsenyyteen (oikeutettuun etuun) perustuen jäsenen yhteystiedot yhdistyksen valitsemalle asiantuntijalle. Samoin erikseen jäsenen suostumuksella voidaan luovuttaa yhdistyksen käyttämälle vakuutusyhtiölle osoitetiedot vapaa-ajan matkustajavakuutuksen korvausasiaa varten.

Jos jäsen on liittynyt myös Erton työttömyyskassaan, luovuttaa yhdistys kassalle sen tarvitsemat tiedot työttömyyskassan jäsenmaksun perimistä ja työttömyyskassan etuuksien maksamista varten.

Ammattiyhdistyksen vaihtamisen yhteydessä jäsenen tiedot voidaan luovuttaa uudelle yhdistykselle jäsenen luvalla.

Jäsenen tietoja ei siirretä EU- tai Eta-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Manuaalisia rekistereitä säilytetään erillisessä tilassa, jonne ei ole vapaata pääsy.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus pyynnöstään saada tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot häntä koskevista henkilötiedoista, joita rekisterinpitäjä käsittelee.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa tarkemmin nimetyissä tapauksissa.

Pyynnöt henkilötietojen luovuttamisesta, oikaisemisesta, poistamisesta ja käsittelyn rajaamisesta tulee lähettää kirjallisesti yhdistyksen yhteyshenkilölle (ks. 3: Yhteyshenkilö).

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, on rekisteröidyllä oikeus tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle, joka tässä tapauksessa on ensisijaisesti tietosuojavaltuutettu.

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä kotisivullamme. Suosittelemme, että tutustut tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Ay-toimihenkilöt ry
Kirjatyöntekijänkatu 10 B
00170 Helsinki
www.ay-toimihenkilot.fi